Office Manager

L'office manager est un professionnel chargé de superviser et de coordonner les activités administratives et opérationnelles d'une entreprise ou d'une organisation. 

MISSIONS

Ses responsabilités peuvent varier en fonction de la taille et du secteur de l'entreprise, mais elles incluent généralement la gestion des tâches administratives quotidiennes, la coordination des services généraux (tels que la maintenance des locaux et la gestion des fournitures), la gestion des ressources humaines (recrutement, gestion des congés, organisation d'événements internes, etc.), la coordination des projets internes, et parfois la gestion des budgets et des finances au niveau administratif.

En résumé, l'office manager est essentiellement chargé de veiller à ce que le bureau fonctionne efficacement et sans heurts, en soutenant les opérations quotidiennes et en facilitant la communication et la coordination entre les différents services et employés de l'entreprise.

Qualités et compétences nécessaires

Pour être efficace en tant qu'office manager, il est important de posséder un ensemble varié de qualités et de compétences. Voici quelques-unes des plus importantes :

• Organisation et gestion du temps : L'office manager est responsable de la coordination de nombreuses tâches et activités, donc une forte capacité d'organisation et de gestion du temps est essentielle pour prioriser les tâches et respecter les délais.
• Compétences en communication : Il est nécessaire de communiquer efficacement avec les membres de l'équipe, les fournisseurs, les clients et les autres parties prenantes. Une bonne communication verbale et écrite est cruciale pour transmettre des informations claires et assurer une collaboration harmonieuse.
• Polyvalence : L'office manager est souvent appelé à jongler avec diverses responsabilités et à s'adapter à différentes situations. La polyvalence et la capacité à résoudre rapidement les problèmes sont donc des atouts importants.
• Discrétion et confidentialité : Étant donné que l'office manager est souvent impliqué dans des questions sensibles telles que les ressources humaines et les finances, il est crucial de faire preuve de discrétion et de respecter la confidentialité.
• Compétences en leadership : Même s'il ne s'agit pas toujours d'un poste de direction formelle, l'office manager est souvent appelé à diriger et à motiver une équipe administrative. Des compétences en leadership sont donc importantes pour inspirer et guider les membres de l'équipe.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion : L'office manager utilise souvent des logiciels de bureautique tels que les suites Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des outils de gestion de projet, de planification et de communication.
• Capacité à travailler sous pression : Comme le poste d'office manager peut être très varié et exigeant, il est important de pouvoir travailler efficacement sous pression et de rester calme dans des situations stressantes.

En résumé, pour exceller en tant qu'office manager, il est nécessaire de posséder un mélange de compétences techniques, organisationnelles, relationnelles et comportementales, ainsi qu'une attitude proactive et orientée vers le service.

FORMATION

Pour devenir office manager, il n'y a pas de formation spécifique ou de diplôme obligatoire, mais plusieurs parcours peuvent être utiles pour acquérir les compétences nécessaires. Voici quelques options :

• Formation en gestion administrative ou en gestion des entreprises : De nombreux établissements proposent des formations de niveau bac+2 à bac+5 en gestion administrative, gestion des entreprises, ou en administration des affaires. Ces formations fournissent une base solide en gestion, en organisation, et en communication, qui sont des compétences clés pour un office manager.
• Diplôme universitaire en management : Un diplôme universitaire en management peut également être une bonne option, car il couvre un large éventail de compétences managériales et organisationnelles qui sont pertinentes pour ce poste.
• Formation en secrétariat et bureautique : Certaines personnes accèdent au poste d'office manager après avoir suivi une formation en secrétariat ou en bureautique. Bien que ces formations se concentrent souvent sur des compétences techniques telles que la dactylographie et l'utilisation de logiciels de bureau, elles peuvent constituer une base utile pour évoluer vers des postes de gestion administrative.
• Expérience professionnelle et formations complémentaires : Outre les diplômes, l'expérience professionnelle dans des postes administratifs ou de secrétariat est souvent valorisée pour devenir office manager. Des formations complémentaires en gestion de projet, en communication interpersonnelle, en leadership, ou en gestion du temps peuvent également être bénéfiques pour développer les compétences nécessaires.

En résumé, bien qu'il n'y ait pas de diplôme spécifique requis pour devenir office manager, les formations en gestion administrative, en management, en secrétariat, ainsi que l'expérience professionnelle et les formations complémentaires peuvent être des atouts importants pour accéder à ce poste.

Rémunération

La rémunération d'un office manager peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le niveau d'expérience, la taille et le secteur de l'entreprise, la localisation géographique et les responsabilités spécifiques du poste. Cependant, pour un office manager débutant ou avec moins de 3 ans d'expérience, le salaire annuel brut moyen peut varier entre 25 000€ et 35 000€.

Perspectives d'évolution

En ce qui concerne les opportunités d'évolution, un office manager peut évoluer vers des postes de gestion plus élevés au sein de l'entreprise, tels que directeur administratif et financier, directeur des opérations, ou directeur des ressources humaines. L'expérience en gestion administrative et opérationnelle ainsi que les compétences en leadership développées en tant qu'office manager peuvent être des atouts précieux pour progresser vers ces postes. Par ailleurs, certains office managers choisissent également de se spécialiser dans des domaines spécifiques tels que la gestion de projet, la gestion des ressources humaines ou les opérations. Enfin, la création de leur propre entreprise de services administratifs ou de conseil est également une possibilité pour ceux qui aspirent à l'entrepreneuriat.